Почему же люди не уменьшат потребление бумаги, ведь мы слышим о безбумажном офисе на протяжении уже 20 лет?

"Бумага все стерпит "

Одним из возможных объяснений растущему потреблению бумаги может послужить постоянное усложнение выполняемой сотрудниками работы. Чем с большим объемом информации приходится работать, чем выше число контрагентов и чем больше у сотрудника рабочих отношений, тем больше у него потребности распечатать, условно говоря, полученное по электронной почте письмо. Бумажная распечатка помогает ему отстраниться от постоянного потока информации на экране и лучше сосредоточиться на текущей задаче. Сохраняет свою актуальность немецкая поговорка "бумага все стерпит".

Кроме того, наша тяга к бумаге обусловлена глубоко укоренившимися привычками. Практически с самого раннего детства мы учимся впитывать, обрабатывать и буквально "ухватываться" за информацию, представленную на бумаге, и удовлетворение от выполненной работы приходит практически от самого физического ощущения, когда можно буквально прикоснуться к ней. Пока что производители электроники так и не смогли создать решение, которое могло бы сравниться с бумагой в этом отношении.

Появление устройства Kindle и цветной электронной бумаги Fujitsu являются одними из последних попыток воссоздать формат и внешний вид бумаги в электронной форме. Однако, пока что так и не удалось воссоздать тактильные ощущения, которые, похоже, возможны лишь при работе с обычной бумагой. Ведь отметка галочкой о выполненной задаче в электронном органайзере не может сравниться с тем особым удовольствием, которое мы получаем от вычеркивания выполненного дела карандашом.

Идеальный попутчик

Вместе с тем, бумага имеет множество практичных преимуществ. Она очень легкая и легко складывается в несколько раз. Все это делает бумагу самым удобным носителем для работы в дороге. Кроме того, при работе с бумагой вам не нужен источник питания или специальное программное обеспечение для отображения информации.

Упоминаемая в пословицах терпеливость бумаги становится очевидной, когда речь заходит об архивировании документов. На протяжении многих тысячелетий человечество хранит информацию на бумаге и ей подобных носителях. В то же время, электронные носители появились всего лишь пару поколений назад, и их способность в плане долговременного хранения изучена значительно хуже.

Не следует недооценивать преимущества бумажных документов в офисе, по правде говоря, имеет смысл продолжать их использовать. Таким образом, концепция полностью безбумажного офиса постепенно сменяется идеей почти безбумажного офиса. Сотрудникам по-прежнему позволено и даже положено использовать бумагу, как было раньше, если они предпочитают такую форму работы. Однако, задача почти безбумажного офиса сводится к уменьшению объемов используемой бумаги в долгосрочном периоде.

Интегрированный доступ к архивным документам

Появление на предприятиях стратегий управления документооборотом служит значительным шагом к реализации почти безбумажного офиса. Основная идея заключается в том, чтобы оцифровывать и сохранять бумажные документы в централизованном архиве, к которому будут иметь доступ все пользователи на предприятии. Подобный переход обеспечит бизнесу моментальное преимущество: сотрудникам больше не придется обращаться к бумажному архиву для поиска необходимой информации. Теперь они смогут открывать необходимые документы непосредственно со своих компьютеров, и затем, в зависимости от выполняемой задачи, они сами решат, нужно ли им распечатать этот документ, или достаточно просто получить его в электронном виде.

Одной из неплохих возможностей для начала внедрения системы электронного документооборота является обработка входящих счетов. Сотрудники соответствующего подразделения, получив в свое распоряжение документ-сканер, будут не просто оцифровывать и сохранять все входящие счета компании. С помощью специального программного обеспечения можно связать определенную информацию, например, наименования поставщиков или номера счетов, с соответствующими данными в системе управления инвентаризацией. Это не только позволит сократить количество ошибок, но также обеспечит определенные финансовые преимущества, например, позволит отслеживать периоды дисконтирования.

Кроме того, цифровые системы документооборота могут использоваться для оцифровки ваших бумажных архивов. Оцифрованный контент можно сохранять либо в соответствии с определенной структурой данных, либо в полуавтоматическом режиме индексировать его с тем, чтобы у сотрудников была возможность осуществлять поиск необходимого контента по всему архиву. Кроме того, можно использовать серверное OCR решение для распознавания текста, что позволит индексировать документы в автоматическом режиме. Подобный подход позволит пользователям получать определенную информацию на своих компьютерах, используя встроенные в систему функции поиска.

Выбор подходящего сканера

Бумажные документы превращаются в электронный вид с помощью документ-сканеров. Но как выбрать подходящий сканер для этой задачи? Важным критерием является скорость сканирования; в зависимости от объемов сканирования вам потребуется либо высокоскоростной сканер, либо подойдет менее скоростная модель. Производительность документ-сканеров обычно измеряется в страницах в минуту. Вы можете спланировать объем планируемой работы и время, в течение которого сотрудники будут выполнять эту работу, и используя эти два параметра подобрать подходящее решение для вашего бизнеса. Например, если объем сканирования составляет 800 страниц, и вы намерены потратить на выполнение этой работы не более 45 минут, то наиболее подходящим для вас решением станет устройство с производительностью 20 страниц в минуту.

Еще одним важным критерием является формат бумаги. До приобретения сканера вы должны иметь представление о том, документы каких формата вам потребуется сканировать, то есть придется ли вам сканировать документы каких-либо особых форматов или особые виды бумаги, помимо стандартного формата A4.

В зависимости от планируемого объема сканирования будет зависеть и эффективность работы ваших сотрудников – будет ли установлен сканер непосредственно на рабочем месте, или будет достаточно приобрести одно многофункциональное устройство на все подразделение. Если вашим сотрудникам приходится лишь эпизодически сканировать документы, то многофункционального устройства для всего департамента будет более чем достаточно. Однако, порой бывает полезно приобрести персональные сканеры для тех сотрудников, которым приходится сканировать документы ежедневно – ведь это будет способствовать внедрению новых технологий и поможет сотрудникам быстрее освоиться с электронным документооборотом.

Другим важным фактором, влияющим на быстрое принятие новых технологий, является простота в использовании. Офисные сотрудники не обязаны знать о драйверах или о цветовой насыщенности. В идеале сканирование должно осуществляться простым нажатием кнопки. Такие сканеры как Fujitsu ScanSnap 1500 поддерживают подобную функциональность. Чем проще процесс сканирования, тем быстрее будет внедряться цифровой документооборот – и это неотъемлемое условие для перехода к почти безбумажному офису.

Юридические вопросы

Наконец, необходимо полостью понимать все юридические аспекты перехода к безбумажным архивам. Например, немецкие законы предусматривает для налоговых органов доступ ко всей необходимой информации. Каким образом обеспечивается этот доступ – решать самому предприятию: вы можете предложить им возможность ознакомления с документами на сайте, предоставите документы в электронном виде на устройстве хранения данных, или распечатаете их на бумаге. Кроме того, важно отметить, что при определенных условиях электронные документы могут быть оспорены как доказательства в ходе судебного разбирательства, поэтому необходимо сохранять оригиналы важной документации, например, нотариально заверенные документы.

Все это свидетельствует о том, что переход к почти безбумажному офису поднимает целый ряд стратегически важных вопросов, решение которых зависит от понимания того, какие виды документов, в какой форме и как долго необходимо хранить. У каждого документа существует свой жизненный цикл, который может длиться как всего несколько дней, так и продолжаться бесконечно долго. 

В завершение, несмотря на рыночную доступность привлекательных электронных решений, большинство пользователей пока что не готовы к полному переходу к безбумажному офису. Мы по-прежнему очень сильно связаны с испытанным временем, традиционным носителем информации. Однако, мы можем создать стратегии электронного управления документооборота, которые позволят нам работать эффективнее и расходовать меньше бумаги. При этом, когда речь идет о жизненных циклах информации, мы должны видеть общую картину, ведь в конце концов, электронный документ, не напечатанный на бумаге, так легко потерять.

Статья подготовлена специалистами компании Fujitsu