В рамках проекта специалисты Первого БИТа автоматизировали 51 рабочее место, подключили к новой системе четыре отдела – делопроизводства, финансовый, бухгалтерский и юридический. 

Новая система документооборота позволила сделать процесс согласования входящих, исходящих и внутренних документов электронным, исключить потери документов и высвободить рабочее время сотрудников, которое ранее тратилось на их перемещения с документами между отделами представительства. 

В несколько раз сократилось время и трудозатраты персонала на подготовку проектной документации к передаче клиенту. Ранее после согласования проектных документов нужно было сохранить их на локальный диск, вручную создать электронную таблицу, содержащую список документов и ссылки на файлы, в которых эти документы записаны. В новой системе эта работа полностью автоматизирована. 

Компания смогла отказаться от услуг организации, которая поддерживала старую систему документооборота, и обеспечить сопровождение новой системы собственными силами. Это привело к уменьшению затрат Capital Partners в IT-сегменте на 9%. 

«Новая система позволила нашей компании значительно упростить подготовку и ускорить передачу проектной документации клиентам. В сочетании с сокращением сроков согласования документов это позволило нам уменьшить общее время реализации проектов, что повышает нашу привлекательность для клиентов. Кроме того, мы довольны сокращением расходов на IT», – говорит руководитель проектов автоматизации Capital Partners Андрей Лапшинов.