Передача офисной инфраструктуры на аутсорсинг Xerox помогла страховой компании «Альянс» на 20% сократить издержки на печать

Страховая компания «Альянс» входит в одну из крупнейших международных финансово-страховых групп Allianz, созданную в 1890 году. Более 144 тысяч сотрудников концерна обслуживают 78 миллионов клиентов по всему миру, в том числе 17 миллионов россиян (12% населения страны). Также услугами компании пользуются около 50 тысяч российских организаций. 

«Причины, которые заставили нас задуматься о передаче печатной инфраструктуры на аутсорсинг, типичны для большинства крупных, регионально распределённых компаний, – говорит Антон Репин, директор департамента сопровождения ИТ-инфраструктуры ОАО СК "Альянс". – Стихийность закупок привела к формированию парка печатной техники, представленного 119 моделями 10 различных производителей, переезды подразделений с техникой, отсутствие надёжного источника информации обо всех расходах негативно сказывались на надёжности прогнозирования и точности планирования бюджета».

По итогам проведённого тендера предпочтение было отдано компании Xerox, чьё предложение не просто отвечало ожиданиям по ценовым параметрам, но и содержало аргументированный план изменений в управлении инфраструктурой печати, которые должны были обеспечить устойчивое сокращение затрат в долгосрочной перспективе. Этот план подразумевал рационализацию парка печатной техники, изменение процессов печати в офисах, организацию системы контроля ключевых KPI и предоставление управленческой отчетности. 

Договор на оказание услуг по управлению печатной инфраструктурой был подписан в 2013 году. На этапе внедрения услуги были согласованы регламенты взаимодействия заказчика и исполнителя, спланировано размещение локальных мини-складов запчастей и расходных материалов, сформирован подменный фонд оборудования, создана служба поддержки пользователей. Регистрация заявок пользователей, а также инцидентов, создаваемых проактивно на основании информации, получаемой с печатных устройств при помощи средств удалённого мониторинга, ведётся в системе Xerox Service Manager (XSM). 

Уже сейчас, после завершения внедрения услуги и первого этапа оптимизации, показатель экономии достиг 20%. В дальнейшем реализация преобразований в области организации процессов печати и внедрение системы аудита позволят «Альянс» добиться ещё большего сокращения расходов на печать.

«Наш совместный проект с "Альянс" – это пример реализации стратегии Xerox в развитии услуг Managed Print Services, которая предусматривает три основных этапа на пути от уменьшения стоимости печати до сокращения потребности в печати, – комментирует Сергей Минченко, руководитель отдела продаж в отрасли "Банки и страхование" компании Xerox Россия. – Совместно с клиентом мы добились хорошего результата на первом этапе, который состоял в обеспечении надёжности процессов печати, устранении причин неэффективности, которые приводили к повышенным затратам. Нам предстоит планомерная работа по двум другим – созданию управляемой и безопасной среды печати и упрощению документоёмких процессов за счёт их автоматизации».

«Управление офисной инфраструктурой относится к тем задачам, которые постоянно напоминают о себе отдельной строкой в списке расходов на ИТ, но комплексно заняться которыми обычно не хватает рук и времени. Предложение Xerox стало оптимальным решением, отвечающим нашим потребностям, – комментирует Антон Репин, директор департамента сопровождения ИТ-инфраструктуры ОАО СК "Альянс". – За относительно короткий период мы достигли значительной экономии и теперь ставим перед Xerox новую задачу – последовательное снижение объёмов нецелевой офисной печати».