В рамках проекта специалистами компании «Электронное ДЕЛО» на основании проведенного обследования были выработаны типовые схемы работы с документами и согласован единый подход в организации электронного документооборота. Для каждой воинской части создана отдельная база данных, настроены справочники и права пользователей в соответствии с унифицированной типовой технологией документооборота воинских частей пограничной службы Республики Беларусь. Для каждой базы данных настроено ведение входящей и исходящей документации, обращений граждан и юридических лиц, внутренних документов органов пограничной службы. Обеспечена возможность сканирования документов, а также подписания их электронно-цифровой подписью.
Организовано подключение СЭД воинских частей к системе межведомственного документооборота. Во исполнение требований по безопасности передача данных осуществляется с использованием защищенных каналов связи органов пограничной службы. Также были установлены специализированные отчетные формы, которые позволяют оперативно получать различного рода информацию о документах, создаваемых на всей территории Республики Беларусь.
Внедрение СЭД в воинских частях пограничной службы Республики Беларусь позволило достичь следующих результатов:
- переход от журнальной формы регистрации документов к автоматизированной обеспечил быструю и удобную регистрацию входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов с помощью развернутой системы различных справочников;
- обеспечен быстрый и качественный контроль за исполнением документов;
- реализована возможность удобного и быстрого поиска информации о документах по любым реквизитам регистрационной карточки;
- автоматизировано формирование различных отчетов по документообороту.
В дальнейшем запланировано увеличение количества пользователей СЭД, организация работы с проектами документов и их дальнейшее подписание электронно-цифровой подписью без создания экземпляра на бумажном носителе, а также разработка специализированных шаблонов и отчетных форм.
Редактор раздела: Тимофей Белосельцев (info@mskit.ru)
Рубрики: Интеграция, ПО