rss Twitter Добавить виджет на Яндекс
Реклама:
     
 
 
 
     
     
 

Единая БД с собственным документооборотом для каждой организации: «ДЕЛО» внедрено в Кемеровской области

Компания «КС-Консалтинг» завершила комплексный проект внедрения системы электронного документооборота «ДЕЛО» в Кемеровской области. Особенностью проекта стала автоматизация управления документами сразу в нескольких компаниях, осуществляющих деятельность в разных сферах, но принадлежащих одному собственнику: ООО ТД «Спасатель», поставщик горноспасательного оборудования для различных отраслей промышленности (горнодобывающей, химической, металлургической); ООО «Кузбасский водный центр» (занимается финансированием строительства крупнейшего в регионе «Wellness центра») и УК «Томь» (оказывает услуги в сфере управления недвижимостью).

Кемеровский проект стал уникальным сразу по нескольким моментам: 

1. Во-первых, заказчик поставил задачу автоматизировать документооборот всех организаций в одной базе данных. При этом каждая из компаний должна иметь доступ только к собственным документам и не видеть документооборот других. 

2. Во-вторых, основная часть документов и бизнес-процессов, требующих реализации в СЭД, касались договорного документооборота и сопутствующей документации – переписки по ним, коммерческих предложений, счетов, актов, протоколов разногласий, дополнительных соглашений, и т.д. Традиционный управленческий документооборот – входящие и исходящие, поручения, ОРД, служебные записки и др. – также были заведены в систему, но не потребовали особой настройки бизнес-процессов, так как обеспечивались стандартным функционалом СЭД «ДЕЛО».

3. В-третьих, во всех организациях, кроме ТД «Спасатель», параллельно с внедрением СЭД документооборот фактически ставился «с нуля», так как регламентированных и устоявшихся процессов движения документов было немного.

«Мы предлагали заказчику несколько вариантов систем, но они сами выбрали СЭД «ДЕЛО». Понравилась возможность ведения в одной базе сразу нескольких организаций, гибкая политика настройки прав пользователей, интеграция с мобильными решениями и наличие техподдержки после внедрения. Также заказчик оценил нашу оперативность в проведении презентации и информационного обследования», – комментирует Наталья Колесникова, куратор проекта внедрения. 

Задачи проекта, которые обозначил заказчик, были общими для всех автоматизируемых организаций:

  • упорядочить документопотоки;
  • автоматизировать документооборот;
  • дисциплинировать исполнителей через контроль поручений;
  • обеспечить контроль пунктов протоколов;
  • реализовать в СЭД уведомления сотрудников о сроках подлежащих исполнению документов и поручений;
  • автоматизировать согласование договоров;
  • обеспечить возможность оперативного поиска документов.

Заказчик приобрел лицензии на СЭД «ДЕЛО» (сервер и клиентские рабочие места), а также на подсистему «ДЕЛО-Web». Кроме этого, была закуплена опция «Сканирование», подсистема «Управление процессами» и приложение «Мониторинг документов» (разработка компании «КС-Консалтинг» для оперативного уведомления пользователей о событиях в СЭД).

В ходе проекта для каждой из организаций в СЭД «ДЕЛО» создана отдельная картотека. Для каждой картотеки заведены свои группы документов. Разделение картотек обеспечивает разграничение доступа: сотрудники видят только собственный документооборот и не видят документы других организаций, хотя база данных общая.

Для регистрации различных видов документов во всех компаниях-фигурантах проекта применяется смешанная система. Документы входящие, которые приходят по почте в бумажном виде, регистрирует помощник Генерального директора. Документы, которые приходят по электронной почте, может регистрировать исполнитель/менеджер. 

Документы, требующие согласования, вносятся в систему как проект – РКПД (регистрационная карточка проекта документа). Документы, не требующие согласования, регистрируются в системе как РК (регистрационная карточка документа) со скан-образом подписанного документа. 

В части договорного документооборота все сопутствующие процессу подготовки, согласования, подписания и исполнения договоров документы регистрируются с указанием в СЭД связки к тому договору, которого они касаются. Контроль исполнения заключенных (действующих) договоров также реализован средствами системы «ДЕЛО».

В целом все задачи, поставленные заказчикам, были реализованы в СЭД «ДЕЛО». На завершающей стадии проекта все пользователи системы прошли групповое обучение. Сейчас система работает в обычном режиме, авторский надзор не выявил каких-либо проблем в ее функционировании. 

Редактор раздела: Александр Авдеенко (info@mskit.ru)

Рубрики: Интеграция, ПО

наверх
 
 
     
Оставить комментарий
Имя:
E-mail:
Комментарий (не более 2000 знаков):



ИЛИ
     
 

MSKIT.RU: последние новости Москвы и Центра

22.11.2017 Общение с приложениями как драйвер роста

21.11.2017 Нападение на криптовалюту

17.11.2017 Ставка на эффективность: в Петербурге обсудили автоматизацию бизнес-процессов

17.11.2017 Черный, красный, золотой. Oppo возвращается в Россию

14.11.2017 МТС: рост выручки на потере базы

14.11.2017 Эффективна ли «нативка»

30.10.2017 ЭОС: не будет цифровой экономики, пока документы не станут цифровыми

30.10.2017 Поведение в Интернете: переход в мобильность

NNIT.RU: последние новости Нижнего Новгорода

ITSZ.RU: последние новости Петербурга