Напомним, что проект автоматизации документооборота в структурах кондитерского объединения продолжается с 2008 года, когда компанией были приобретены 31 лицензия системы электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО», подсистемы «ДЕЛО-WEB» и опции «Сканирование».
Предпосылками автоматизации документооборота компании при помощи продуктов ЭОС стали:
значительные временные затраты и трудозатраты возникающие при работе сотрудников с документами;
соответствие системы «ДЕЛО» всем нормативным требованиям российского документооборота, ее удобство и масштабируемость,
широкие возможности системы для обеспечения учета и контроля за исполнением документов;
широкая известность системы и многолетний успешный опыт эксплуатации в значительном количестве государственных и коммерческих структур различного уровня.
Внедрение в структурах кондитерского объединения системы «ДЕЛО» и ее дополнительных опций позволило:
упорядочить процессы документооборота;
перейти к единой схеме работы с документами;
сократить сроки регистрации и прохождения документов;
обеспечить надлежащий контроль исполнения документов;
создать мобильные рабочие места и предоставить специалистам, находящимся вне офиса, возможность полноценной работы с документами;
значительно облегчить и упростить перевод бумажных документов в электронный вид.
Таким образом, опираясь на успешный опыт использования системы «ДЕЛО» и ее опций, руководство кондитерского объединения «КИО» приняло решение о приобретении дополнительного компонента СЭД «ДЕЛО» – опции «Мониторинг документов».
Ожидается, что внедрение опции «Мониторинг документов» в структурах кондитерского объединения «КИО» позволит предоставить пользователям следующие дополнительные возможности:
получать уведомления о поступлении документов, достижении контрольных сроков, не прибегая при этом к запуску системы «ДЕЛО»;
отслеживать движение документов и контрольные сроки исполнения во всех доступных кабинетах и картотеках;
получать упредительные уведомления о наступлении контрольных сроков по документам, резолюциям и процессам визирования проектов документов;
отправлять по назначению посредством сообщений E-mail и SMS основные реквизиты поступивших документов/резолюций;
выбирать в качестве сигнала оповещения произвольную мелодию (для компьютеров, оснащённых звуковыми картами).
Проект продолжается.
Редактор раздела: Юрий Мальцев (info@nnit.ru)
Рубрики: Интеграция, ПО