MOLGA Consulting оптимизирует процесс управления командировками для «Сименс»

Командировки в «Сименс» – очень частое и массовое явление, поэтому статья расходов «командировки» всегда являлась важной в компании. Созданное компанией MOLGA Consulting решение позволило объединить все этапы командировки в единый процесс и существенно сократить время ее оформления.

За основу внедрения было взято стандартное решение SAP Travel Management, которое в процессе проекта было существенно доработано в части согласования направления сотрудника в командировку, а также оформления авансового отчета, и полностью адаптировано под специфику работы компании.

Особенностью проекта стала реализация сложного многоступенчатого процесса согласования командировок, представляющего собой возможность назначить двух согласующих руководителей, определяющихся динамически в зависимости от особенностей предприятия и командировки.

В процесс создания и утверждения авансового отчета включен скан-центр, отвечающий за сканирование и хранение документов. В месяц в системе управления командировками формируется порядка 1500 авансовых отчетов, включая отчеты всех региональных офисов «Сименс».

Решение для управления командировками также упростило взаимодействие с внешним агентством. Для заполнения заявки в агентство сотруднику, направляемому в командировку, нужно внести свои пожелания по перелету и гостинице, и после согласования с руководством письмо с приложенной заявкой автоматически отправляется провайдеру услуг.

Кроме того, в ходе проекта MOLGA Consulting успешно провела технический апгрейд системы SAP до версии EHP5.

Никитин Сергей, Партнер MOLGA Consulting: «На проекте в «Сименс» перед нами стояла интересная задача – усовершенствовать и доработать решение по управлению командировками, расширив действующий функционал, не сломав при этом старых настроек и не вызвать большого сопротивления со стороны сотрудников. Нам это удалось. Благодаря тесному сотрудничеству и высокой вовлеченности в проект менеджмента «Сименс» мы решили эту сложную организационно-техническую задачу».

В настоящее время идет полномасштабное использование SAP Travel Management всеми сотрудниками «Сименс», а это более 3 000 человек в России.