Ювелирная сеть 585 Gold — это четыре территориальные дирекции, около 320 розничных магазинов по всей России на момент внедрения, а также сеть ломбардов. Работа сети сопряжена с огромным потоком документов: закупка продукции, кадровые вопросы, аренда и содержание магазинов, оформление кредита на покупку украшений и так далее.

Для управления документами и бизнес-процессами ювелирная сеть использовала зарубежную СЭД, однако это решение было уже устаревшим. Основной недостаток, который отмечали в 585 Gold — сложность и дороговизна модификации. Руководство ювелирной сети приняло решение о переходе на новую, современную СЭД, и в итоге была выбрана система ТЕЗИС.

Внедрение было решено проводить по гибкой методологии Agile. При этой методологии работа делится на спринты и сдается поэтапно. Поэтому даже при сложных проектах уже через месяц можно получить работоспособный продукт. Еще одно преимущество Agile — гибкость, возможность изменить требования к проекту уже после начала разработки.
Специально для 585 Gold в СЭД ТЕЗИС были внесены уникальные модификации, помогающие сэкономить время сотрудников. Например, разработана метакарточка, которая позволяет разом отправить на согласование несколько однотипных договоров. Реализовано автоматическое заполнение шаблонов договоров и определение маршрутов их согласования. Автоматизирован процесс бюджетирования. Договор направляется на согласование только после проверки юриста и бухгалтера, а также при наличии средств на данную статью расходов. Проведена интеграция с SAP ERP.  

Срок реализации проекта от постановки задачи до запуска в эксплуатацию составил 4,5 месяца.
«Внедрение прошло безболезненно, пользователи легко освоились в системе. Нам удалось значительно — примерно на 25% — сократить время согласования договоров и других процессов. Также у нас стало меньше просрочек. С помощью системы оповещения руководство может онлайн контролировать работу сотрудников и ход выполнения задач. Если возникает риск просрочки, менеджер может своевременно вмешаться и предотвратить ее. Благодаря автоматизации бюджетирования удалось избежать ситуаций, когда на согласование договора затрачены усилия и рабочее время, а потом выяснилось, что на эту статью расходов не заложены средства», — рассказывает о результатах внедрения директор юридического департамента ювелирной сети 585 Gold Владимир Арапов.

Заказчик СЭД ТЕЗИС свободен в выборе не только методологии внедрения, но и пути развития системы. В 585 Gold было решено заниматься дальнейшей модификацией самостоятельно. Такой вариант вполне возможен. Команда «Хоулмонт» поддержала заказчика и провела обучение для IT-специалистов 585 Gold. Теперь у ювелирной сети есть все необходимые компентенции, чтобы проводить разработку и тестирование самостоятельно.

В частности, 585 Gold уже реализовала своими силами возможность обмена юридически значимыми документами с контрагентами. Кроме того, специалисты 585 Gold автоматизировали работу канцелярии, учет и регистрацию корреспонденции. Развитие электронного документооборота в ювелирной сети 585 Gold продолжается.