АйТи помогла Первой грузовой компании формировать бюджет в режиме онлайн

ОАО «Первая грузовая компания» (ПГК) — крупнейший оператор грузовых железнодорожных перевозок в России. Компания предоставляет полный комплекс услуг по транспортировке грузов, в том числе: круглосуточное диспетчерское наблюдение, экспедирование и контроль грузов в железнодорожном и мультимодальном сообщениях, а также тарифообразование, маркетинговое и юридическое сопровождение проектов. Региональная сеть компании представлена филиалами в 14 городах России, а международная – в Украине и совместным предприятием в Финляндии.

Первая грузовая компания является достаточно молодой и динамично развивающейся. По мере роста бизнес-процессы организации видоизменяются, появляются новые направления деятельности. Поэтому усложняется и процесс бюджетирования, регулярно возникают новые требования к его реализации.

До недавнего времени процесс формирования и согласования бюджета ПГК осуществлялся с помощью программного продукта IBM Cognos Planning версии 8.4. Однако это не позволяло в полной мере и в сжатые сроки реализовать все бизнес-процессы бюджетного планирования с учетом разветвленной сети филиалов, а также в разрезе подразделений. В частности, основная проблема заключалась в медленном формировании отчетов и в недостаточной глубине аналитик. В этой связи руководство ПГК приняло решение о миграции системы бюджетирования с платформы IBM Cognos Planning на IBM Cognos TM1 версии 9.5.2.

Основными целями проекта была оптимизация работы с отчетами (увеличение скорости сложных расчетов и улучшение механизма формирования и согласования бюджетов), а также повышение масштабируемости системы бюджетирования. При этом функционал системы бюджетирования должен был остаться неизменным.

Проект стартовал в марте 2011 года. Поскольку основой для новой модели бюджетирования должна была стать существующая модель бюджетирования, работы начались с ее анализа в рамках всей компании, включая филиальную сеть.

На основании обследования текущих бизнес-процессов, а также рекомендаций по их совершенствованию была разработана эталонная модель бюджетирования. Также данный этап включал обучение сотрудников ПГК, вошедших в проектную группу.

Новая система бюджетирования была развернута на сервере под управлением ОС MS Windows Server 2008. Аутентификация и клиентский доступ реализованы на основе платформы IBM Cognos TM1, интегрированной с сетевым каталогом на базе Microsoft Active Directory. Для сотрудников филиалов организован терминальный доступ к системе с помощью решения Citrix XenApp.

В ближайшем будущем планируется полный переход на новую систему, которая благодаря более развитому инструментарию позволяет выполнять планирование и контроль бюджетов быстрее и эффективнее. В частности, предусмотрена возможность построения пользовательских отчетов в привычном интерфейсе MS Excel и их автоматическая конвертация в веб-интерфейс – процесс формирования отчета средней сложности выполняется в среднем за 20 секунд – намного быстрее, чем в прежней системе. Также в планах ПГК – дальнейшее развитие системы бюджетирования, переход к формированию долгосрочных бюджетов в TM1, интеграция с другими информационными системами компании.

Миграция на IBM Cognos TM1 позволила достичь и других положительных результатов: повысилось качество управления процессами бюджетирования, увеличилась надежность и скорость формирования основных управленческих отчетов. Кроме того, новая система позволила добиться большей детализации бюджетов, осуществлять ежедневный мониторинг результатов фактического учета исполнения бюджетов, своевременно реагировать на конъюнктуру рынка и удерживать конкурентные преимущества.

Напомним, что в январе 2012 в группе компаний АйТи была образована консалтинговая компания «Логика бизнеса 2.0», объединившая в себе компании «АйТи. Информационный менеджмент», «БОСС-Референт» и команду ведущих консультантов в области BPM. Созданная компания будет заниматься консалтингом в следующих областях: управление корпоративным контентом предприятия (Enterprise Content Management, ECM), управление и автоматизация бизнес-процессов (Business Process Management, BPM).