ООО "Элбани Дор Системс" оптимизирует учетные процессы с помощью "1С:Предприятия 8"

Решены такие насущные для компании задачи, как оптимизация процесса обработки заказов покупателей и формирование отчетов с требуемой аналитикой. В результате удалось на 10 % увеличить продажи и без дополнительных усилий получать сводные отчеты, соответствующие корпоративным стандартам головной компании.

ООО "Элбани Дор Системс" основано в 2003 году и является российским отделением мирового лидера по производству высокоскоростных ворот - Albany Door Systems (Германия). Компания осуществляет поставки, монтаж и сервисное обслуживание высококачественного оборудования из Европы для жилых, производственных и складских комплексов. Офис, сервисная служба и склад находятся в Московской области. Компания сотрудничает с клиентами как напрямую, так и через своих дилеров, работающих более чем в 20-ти городах по всей России.

До определенного момента развития компании учет в ее подразделениях, был организован в разрозненных информационных системах и электронных таблицах, а часть информации даже не находила своего отражения в них. Менеджерам стало сложно обеспечивать эффективное взаимодействие с клиентами и между службами компании, оперативно получать аналитику по продажам и сервисному обслуживанию – абонентскому и гарантийному. Трудозатраты, время на сбор информации и формирование консолидированных отчетов возрастали. Возникла потребность объединения учетных процессов подразделений в единой информационной среде.

С учетом актуальных бизнес-задач, таких как увеличение продаж и повышение скорости реагирования на запросы клиентов, а также перспектив развития, руководство компании поставило вопрос о внедрении новой автоматизированной системы учета и управления. Основные требования, предъявлявшиеся к системе:

- Обеспечение высокой скорости обработки данных;

- Наличие удобных сервисов для менеджеров, позволяющих им оперативно подбирать оптимальные варианты решений для клиентов и организовать слаженную совместную работу;

- Ускорение сбора оперативной информации о текущем состоянии компании в необходимых разрезах.

Ключевыми целями проекта были оптимизация операционной деятельности и повышение управляемости бизнеса.

По результатам анализа рынка недорогих, легко адаптируемых программных продуктов, руководство компании остановило свой выбор на решении "1С:Комплексная автоматизация 8", построенном на платформе "1С:Предприятие 8". Основными аргументами для такого выбора явились:

- Возможность ведения в единой информационной базе управленческого и регламентированного учетов;

- Возможность отражения в программе всех основных операций по хозяйственной деятельности от закупки и поставки до монтажа и сервисного обслуживания оборудования;

- Открытость системы для ее адаптации к бизнес-процессам предприятия;

- Невысокая стоимость типового решения;

- Наличие необходимой поддержки и сопровождения.

Проект был выполнен совместной командой специалистов ООО "Дугоба" и "Элбани Дор Системс". Всего за 2 месяца "1С:Комплексная автоматизация 8" была развернута в отделах продаж, сервиса, в логистической службе и бухгалтерии. Новая информационная система позволила:

- Улучшить согласованность действий ответственных лиц подразделений компании. Процессы оформления сделки, поставок необходимого оборудования, продвижения услуг сервиса, теперь сопровождаются уведомлениями системы. При этом можно четко отслеживать корректность и своевременность действий ответственных сотрудников;

- Повысить скорость реагирования на запросы клиентов и увеличить продажи на 10% благодаря оперативной обработке заказов;

- Улучшить качество сервисного обслуживания с учетом специфики оказания услуг на местах, мобильности сервисной бригады. Достичь этого удалось за счет оптимизации графика обслуживания, обеспечения минимального страхового запаса наиболее востребованных материалов и узлов, их резервирования под клиентов. Контролируются такие данные, как затраченные материалы на сервисное обслуживание в разрезе материально-ответственных лиц и суммы недополученного дохода по гарантийным услугам сервиса;

- Усилить контроль за денежными потоками компании. Упростился процесс планирования, повысилась объективность анализа движения денежных средств;

- Сократить в 1,5 раза время на подготовку сводной информации о деятельности предприятия для головной организации.

Владимир Бычков, и.о. генерального директора ООО "Элбани Дор Системс": "Внедрение новой системы позволило получить нужный результат для нашей компании. Улучшились показатели работы менеджеров. Руководство, на основании актуальных и достоверных данных, может оперативно реагировать на проблемные ситуации".