В Москве состоялся бизнес-завтрак «Эффективность работы финансовой службы и электронный документооборот»

Заместитель генерального директора аутсорсингового подразделения BDO Людмила Шустерова выступила с докладом о нормировании и оптимизации работы бухгалтерской службы. Несмотря на то, что на предприятиях различных отраслей работа финансовой службы имеет свою специфику, процесс бухучета включает в себя набор постоянных компонентов, а поэтому может и должен быть объектом нормирования.

Людмила перечислила несколько методов оценки трудозатрат: бенчмаркинг, метод «фотографии рабочего дня», факторное и микроэлементное нормирование. Подробнее она остановилась на описании метода факторного нормирования. Метод включает в себя четыре основных шага. Сначала деятельность подразделения разбивается на процессы (участки). Затем производится оценка трудозатрат по каждому процессу. Далее для каждого из участков выявляются факторы, в наибольшей степени влияющие на трудозатратность учета. И, наконец, определяется норматив трудозатрат на каждый процесс.

Говоря о путях оптимизации бухгалтерских процессов, Людмила Шустерова обратила внимание слушателей на возможность перераспределения функций между бухгалтерским отделом и другими подразделениями, внедрение ИТ-систем и аутсорсинг, рассказала о плюсах и минусах данных подходов.

О проблемах, возникающих при обработке авансовых отчётов, и их решении рассказал в своём докладе руководитель департамента бухгалтерских услуг аутсорсингового подразделения BDO Дмитрий Коваленко. В качестве примера Дмитрий рассмотрел проект, реализованный BDO для крупной американской компании сегмента FMCG. Было проведено внедрение программы, позволяющей сотрудникам клиента создавать через веб-интерфейс авансовые отчёты. После ввода в систему отчеты проходят автоматическую проверку на соответствие ряду установленных критериев и отправляются в бухгалтерию, а затем поступают в электронный архив. На протяжении всего процесса на электронную почту сотрудника автоматически отправляется вся необходимая информация о прохождении документом различных этапов обработки, вопросах, возникающих у бухгалтерии, и пр. При внедрении данной системы были решены основные задачи, поставленные заказчиком перед BDO: ускорение цикла обработки авансовых отчётов, усиление контроля за расходами и сокращение налогов; сокращение времени, необходимого для бухгалтерских операций.

С собственным примером использования аутсорсинга бухгалтерских и HR-услуг выступил финансовый директор компании Gigaset Максим Алексейчук. Немецкая группа компаний Gigaset Communications – крупнейший производитель DECT телефонии в мире. Как отметил Максим, компания решила сфокусироваться на своей основной деятельности: производстве и продаже продукции, - а все непрофильные функции передать на аутсорсинг. К таким функциям относятся логистика (транспортные услуги, складские операции, таможенное сопровождение), юридическая поддержка, бухгалтерский и налоговый учёт, расчёт заработной платы и кадровое администрирование. Три последние функции Gigaset передала аутсорсинговому подразделению BDO. В рамках своего доклада Максим Алексейчук подробно рассказал о плюсах и минусах работы с аутсорсером, а также о грамотном подходе к выбору провайдера аутсорсинговых услуг.

Встречу посетили руководители бухгалтерских и финансовых отделов компаний из различных отраслей, а также представители отраслевых изданий. Участники отметили актуальность выбранных тем и высказали пожелание в будущем обсудить наиболее интересные детали в формате круглого стола.