Тесты цифровой техники
|
|
|
|
Межрегиональное территориальное управление (МТУ) Ростехнадзора по Сибирскому Федеральному Округу (СФО) внедрило систему электронного документооборота «ДЕЛО» компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС)
03.04.2009 13:36
версия для печати
Выбор системы «ДЕЛО» в качестве базы для построения единой системы документооборота организации был сделан благодаря широкой известности системы и многолетнему успешному опыту эксплуатации системы в значительном количестве государственных и коммерческих структур различного уровня, в том числе и в структурах Ростехнадзора. На момент внедрения системы «ДЕЛО» в МТУ Ростехнадзора по СФО существовала журнальная система регистрации документов с использованием для этих целей неудобных табличных редакторов. Невозможность одновременной работы пользователей в таких таблицах, неудобство поиска и сортировки данных и многое другое привели к необходимости приобретения специализированной системы автоматизации делопроизводства и документооборота. В июле 2008 года перед руководством Управления встала задача внедрения единой системы в первую очередь для регистрации и хранения документов, поступающих в Управление. Другой задачей перехода на единую систему было объединение территориально распределенных отделов, так же являющихся «точками входа» значительного количества документов. С учетом специфики работы организации отлаженная, бесперебойная регистрация без потерь поступающих документов – один из важнейших участков работы с клиентами. Перед началом внедрения СЭД «ДЕЛО» руководством Управления было принято решение по автоматизации следующих функций: Регистрация входящей и исходящей корреспонденции; Регистрация движения бумажного документов внутри организации; Постановка документов на контроль, контроль за исполнением поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов; Поиск документов; Учет движения оригиналов и копий документов, формирование реестров передачи. Проект по внедрению системы «ДЕЛО» стал первым этапом автоматизации делопроизводства и документооборота в МТУ Ростехнадзора по СФО. В рамках проекта по внедрению единой системы документооборота было проведено предварительное обследование основных потоков документов, принципов ведения делопроизводства, а так же были выявлены основные требования к системе и ожидаемые результаты автоматизации документооборота. Затем была осуществлена настройка системы «ДЕЛО» в соответствии со сложившейся технологией документоведения, даны рекомендации по оптимизации и упорядочиванию некоторых процессов делопроизводства. Запуск системы в эксплуатацию был осуществлен на четырех рабочих местах в Канцелярии, в двух приемных и на одном рабочем месте в Отделе экологической дисциплины, так же осуществляющих регистрацию корреспонденции. Поэтапный ввод в эксплуатацию и обучение пользователей осуществлялись практически без отрыва от основной работы сотрудников. В это же время состоялся полный переход на работу с реальными документами из привычных таблиц непосредственно в систему «ДЕЛО». Этому немало способствовали профессионализм и обучаемость сотрудников Управления. Обучение администратора и технолога системы «ДЕЛО» позволило МТУ Ростехнадзора по СФО в дальнейшем самостоятельно осуществлять корректировку настроек и дополнение справочников системы собственными силами. Результатом первого этапа проекта стала автоматизация ключевых звеньев документооборота МТУ Ростехнадзора по СФО, что позволило: создать единое пространство для работы с поступающими документами – основным объектом деятельности организации; исключить ручной труд при регистрации движения бумажного документа, автоматически формировать реестры передачи документов; регистрировать исходящие и внутренние документы Отделами и Приемными самостоятельно, за счет возможности удаленно работать с общей базой документов, что положительно сказалось на скорости работы с этими типами документов; облегчить и ускорить поиск документов; предоставить сотрудникам Канцелярии возможность работы в базе документов одновременно, так как этого требовала специфика работы по приему и регистрации документов; осуществлять постановку на контроль, вести учет контрольных документов. Автоматизация процессов регистрации документов и объединение всех документов в единую базу создало предпосылки расширения системы «ДЕЛО» за счет перехода на работу со всеми внутренними документами каждого Отдела. На втором этапе автоматизации документооборота в МТУ Ростехнадзора по СФО планируется приобретение и внедрение порядка 20 дополнительных рабочих мест системы «ДЕЛО». Проект продолжается. Все работы по внедрению системы «ДЕЛО» в структурах МТУ Ростехнадзора по СФО осуществляются региональным представителем компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири – ООО «Корпоративные системы-Консалтинг». Следует отметить, что компания «Корпоративные системы-Консалтинг» имеет многолетний опыт построения автоматизированных систем документооборота в организациях различного масштаба и надежно зарекомендовала себя в данной области. Редактор раздела: Юрий Мальцев (info@nnit.ru) Рубрики: Интеграция, ПО Ключевые слова: автоматизация, система управления, интеграция
наверх
Для того, чтобы вставить ссылку на материал к себе на сайт надо:
|
|||||
А знаете ли Вы что?
MSKIT.RU: последние новости Москвы и Центра18.04.2024 В России на 30% вырос спрос на ИБ-специалистов, умеющих работать с искусственным интеллектом 09.04.2024 Яндекс представил Карты с персональными рекомендациями |
||