ЗАО "Военно-мемориальная компания" оптимизировала ведение кадрового учета и расчета заработной платы на базе "1С:Предприятие 8"

ЗАО "Военно-мемориальная компания" была создана в 1997 году и в настоящий момент является крупнейшим предприятием в России в области производства ритуальной продукции, оказания ритуальных услуг и увековечивания памяти. Компания включает в себя более 700 обособленных подразделений и порядка 20 дочерних обществ.

На момент начала проекта различные филиалы компании уже использовали автоматизированные системы учета на базе технологической платформы "1С:Предприятие 7.7". Однако, разработка, внедрение и поддержка этих систем осуществлялась удаленными подразделениями самостоятельно, исходя из собственных потребностей. Таким образом, в компании существовало более сотни различных автоматизированных систем, работающих по индивидуальным правилам. Это существенно затрудняло сбор и правильную интерпретацию данных для подготовки отчетности по компании в целом, а также снижало уверенность в получаемых данных.

Руководство "Военно-мемориальной компании" поставило вопрос о создании комплексной системы автоматизации процессов управления и учета во всех подразделениях компании. Было решено, что новая система должна обеспечить общее информационное пространство в масштабах всей компании, соответствовать единым стандартам учета принятым в компании, ускорить сроки и улучшить качество подготовки регламентированной и управленческой отчетности, а также сделать ее подготовку полностью автоматической.

После анализа ситуации, сложившейся на российском рынке автоматизированных систем, было принято решение взять за основу решения, реализованные на отечественной платформе "1С:Предприятие 8", которые, в отличие от иностранных разработок, учитывают особенности российского бухгалтерского учета и практики ведения бизнеса, а также хорошо зарекомендовали себя при автоматизации территориально-распределенных структур.

Для минимизации рисков, выработки оптимальных подходов и методик внедрения, а также качественного подбора и тестирования технического оборудования, было принято решение осуществить пилотное внедрение блока кадрового учета и расчета заработной платы. Такой выбор в основном был продиктован тем, что:

° Данные участки учета регламентированы законодательством и внутренней документацией компании, поэтому для их автоматизации не требовалось проведение трудоемкого обследования;

° Внедрение этого блока позволило бы сразу проследить эффект от автоматизации. Расчет заработной платы и налогов с ФОТ в филиалах был "больным местом" компании – он осуществлялся с ошибками, что увеличивало количество налоговых проверок и уплату пеней, при этом, из-за наличия множества разрозненных автоматизированных систем, центральный офис не имел возможности оперативного контроля за работой расчетной службы филиала.

Для выполнения работ по внедрению руководство "Военно-мемориальной компании" обратилось в компанию "ИнтКом Альянс", специалисты которой имеют широкий опыт автоматизации на базе современной технологической платформы "1С:Предприятие 8", в том числе задач кадрового учета и расчета заработной платы.

Внедрение было осуществлено по проектной технологии, принятой в компании "ИнтКом Альянс". Было решено за основу автоматизации взять программный продукт "1С:Зарплата и управление персоналом 8", так как он наиболее полно соответствует потребностям компании в автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы и требует минимума доработок, которые в основном касаются сервисных функций, разграничения прав доступа и отражения особенностей распределенной структуры предприятия.

В результате реализации проекта была создана единая информационная система для всех подразделений, было автоматизировано 73 филиала и 8 дочерних обществ (120 рабочих мест).

Новая информационная система позволила автоматизировать процессы:

° Открытия и закрытия обособленных подразделений, с возможностями подготовки всего необходимого пакета регламентированных документов;

° Кадрового учета. Были реализованы удобные инструменты ведения штатного расписания и обеспечен интерактивный контроль за его изменениями на разных уровнях доступа к данным;

° Расчета заработной платы. Был налажен автоматизированный процесс получения данных о фактической выработке из программ оперативного учета для последующего расчета премий и сдельной заработной платы, а также обратная выгрузка полученного результата для подготовки бухгалтерской и управленческой отчетности. Разработанные механизмы исключили практику дублирования ввода информации в различные системы учета.

Одним из очевидных результатов, явилось существенное сокращение времени подготовки консолидированных отчетов по всей компании в целом, которое раньше занимало несколько часов и требовало большой "ручной" работы, а теперь занимает несколько минут и производится в автоматическом режиме.

По словам главного бухгалтера ЗАО "Военно-мемориальной компании" Козловой Е.В., проект внедрения программы "1С:Зарплата и управления персоналом 8" в целом осуществлен успешно: "Внедренная система повысила оперативность, достоверность и полноту учетной информации, которая поступает из филиалов. В частности, до внедрения мы не могли осуществлять автоматизированный контроль процесса расчета заработной платы филиалов и оперативно получать оттуда отчетность. Что, в свою очередь, вело, к ошибкам и простоям в работе управляющей компании. Теперь же у нас есть возможность осуществлять онлайн-контроль и предоставлять необходимую отчетность руководству, без специальных запросов и долгих ожиданий".

В настоящий момент, развивая достигнутый от реализованного проекта успех, ЗАО "Военно-мемориальная компания" и компания "ИнтКом Альянс" начали новый проект по автоматизации бухгалтерского учета и казначейства.