В России информацию хранят вечно. На всякий случай

Исследование систем управления информацией, проведенное Symantec в 2010 году, показало, что хотя почти 90 % предприятия признают, что внедрение подходящей стратегии хранения информации поможет им удалять ненужную информацию, лишь менее чем у половины опрошенных организаций есть официальный план ее хранения. Вместо этого компании хранят информацию фактически бессрочно, так как боятся удалять ее, предполагая, что эта информация может быть востребована бизнесом, либо потребуется как часть каких-либо юридических запросов в будущем.

Любопытно, что результаты исследования, которое проводилось по всему миру (было опрошено 1 680 предприятий в 26 странах), выявило значительный разрыв между теорией по управлению хранением информации и практикой. Так, в теории 87% респондентов убеждены, что надлежащая стратегия хранения информации позволит им удалять ненужные данные. Но на практике меньше половины – 46 % имеют формальный план хранения данных. Одна из шести компаний хранит файлы неопределенный срок.

Такой разрыв провоцирует типичные ошибки в управлении информацией. В частности, компании хранят слишком много ненужного. 75 % резервных копий не имеют срока хранения, то есть, хранятся бесконечно. 25 % резервных копий не нужны вовсе, а значит и не должны храниться.

Последствия таких ошибок выражаются в высокой стоимости хранения, длительном окне резервирования, продолжительном времени восстановления. Кроме того поиск становится менее эффективным, увеличиваются юридические риски.

В связи с этим специалисты Symantec рекомендуют компаниям разработать формальный план хранения информации, не использовать бэкап для архивирования, внедрять систему дедупликации, чтобы сократить затраты на СХД. Конечно, необходимо ненужную информацию удалять согласно разработанному плану, а для поиска данных (электронного обнаружения) использовать систему архивирования.

Директор отдела технических решений Symantec в России и СНГ Николай Починок рассказал о ряде отличий российской и западной практики архивирования и электронного обнаружения. В частности, на Западе основным движущим фактором для внедрения автоматизированных решений для архивирования является соответствие требованиям законодательства. В России первоочередной целью является экономия расходов на хранения данных и повышение удобства пользователей.

На Западе средства электронного обнаружения используются для предоставления данных по требованию регулирующих органов или суда. В России средства электронного обнаружения используются преимущественно для внутренних целей, таких как удобство работы, а также усиление контроля и расследование спорных ситуаций. На Западе значительную долю документов в архивах занимают документы, удерживаемые по юридическим причинам. А в России причины длительного хранения документов скорее внутренние, чем внешние.

Ведущий инженер компании Symantec Роман Прытков представил Symantec Enterprise Vault 9.0. Продукт разработан таким образом, чтобы обеспечить соблюдение законодательных требований. Он позволяет легко осуществлять поиск электронных данных путем объединения в центральном архиве сообщений электронной почты с Microsoft Exchange Online и архивных данных с локальных серверов. Благодаря этому организации могут снизить затраты, централизованно руководить процессом поиска данных и оказывать поддержку внутренним расследованиям. В частности, архивирование уменьшает затраты на хранение более чем на 65%. Время резервного копирования и восстановление уменьшается в два раза.

Централизованное хранение данных, по словам Романа Прыткова, может помочь компаниям снизить расходы на поиск и обработку на 87 %, и эффективнее управлять расследованиями.

Применение политик хранения и удаления информации означает возможность контроля PST и NSF файлов, уменьшение объемов информации для обновления почтовых систем и миграции, а также автоматизированное хранение и удаление просроченной информации. Кроме того, продукт имеет функцию блокировки файлов – предотвращение хранения запрещенного корпоративной политикой контента и уведомление администратора в случае нарушения политики.

Новый продукт также расширяет линейку поддерживаемых источников данных, среди которых теперь есть Microsoft Exchange Server 2010 с пакетом обновлений SP1 (Service Pack 1), Microsoft SharePoint Server 2010 и Domino 8.5.1.

Технология Vault Discovery Collector, по словам Романа Прыткова, позволяет организациям легко находить неуправляемые данные на настольных ПК и ноутбуках, данные SharePoint Server и каталогов обмена файлами, которые еще не были заархивированы, а также оперативно обрабатывать их в ответ на поисковые запросы.

В Enterprise Vault Discovery Accelerator добавлена функция устранения дублирования файлов. Эта новая технология исключает просмотр и экспорт повторяемых файлов, что снижает затраты и время, необходимые для проведения оценки перспективности юридических дел на ранних этапах.

По словам представителей Symantec, новый продукт для архивирования выгодно отличает от аналогов других производителей удобный и понятный интерфейс и более полный набор функций. Возможно, через некоторое  время специалисты Symantec сделают единый продукт для архивирования и резервного копирования данных.

Что еще почитать по этой теме:

06.10.2010 Symantec запускает Ubiquity – новую технологию борьбы с вредоносными программами  

04.10.2010 Symantec выпустил специальный аналитический бюллетень по вирусу Stuxnet 27.09.2010 Symantec создаёт калькулятор рисков для малого бизнеса (http://www.mskit.ru/news/n83153/)

10.09.2010 Согласно исследованиям Symantec, подавляющее большинство компаний игнорирует собственные стратегии хранения информации